Asistente de Operaciones de Riego

Operaciones, Programación, Facturación y Cumplimiento de Retroflujos

EXPERIENCE2+ años requeridos | ENFOQUE PRINCIPAL Programación y facturación | CONTACTO CON EL CLIENTE Entrantes y salientes

Resumen del puesto

El Asistente de Operaciones de Riego apoya las necesidades administrativas y operativas diarias de la División de Riego. Este puesto coordina los horarios de servicio, se comunica con clientes y personal de campo, prepara el trabajo finalizado para la facturación, mantiene los registros requeridos y presenta los resultados de pruebas de prevención de reflujo a los municipios, distritos de agua y agencias reguladoras correspondientes.

El candidato ideal tiene conocimientos prácticos de sistemas y terminología de riego, sólida experiencia en programación y facturación, excelentes habilidades de atención al cliente y la confianza para realizar ventas salientes y llamadas de seguimiento. Este puesto requiere a alguien organizado, fiable, detallista y capaz de gestionar múltiples solicitudes de servicio y plazos.

Deberes y responsabilidades esenciales

Programación y operaciones

Programar el inicio de riego, inspecciones, reparaciones, pruebas de reflujo, invernaciones y otras citas de servicio. Coordinar los horarios diarios con técnicos de riego, miembros del equipo, gerentes, clientes y otros departamentos. Organizar rutas de servicio para mejorar el tiempo de viaje y la eficiencia operativa. Revisar las solicitudes de servicio para asegurar que los técnicos dispongan de información precisa sobre la propiedad, detalles del trabajo, preocupaciones de los clientes y materiales necesarios. Supervisar las órdenes de trabajo abiertas y hacer seguimiento de servicios incompletos o retrasados. Comunicar cambios de programación, retrasos y actualizaciones de servicio a clientes y personal de campo. Ayudar con solicitudes de servicios de emergencia y mantener un calendario preciso de servicios recurrentes e inspecciones anuales requeridas.

Facturación y documentación

Revisa las órdenes de trabajo completadas, notas de los técnicos, horarios laborales, materiales, fotografías y autorizaciones de los clientes para verificar su exactitud. Confirma que toda la información requerida está documentada antes de enviar el trabajo finalizado para facturación. Prepara facturas o documentación de facturación según los procedimientos de la empresa. Haz seguimiento con técnicos y responsables sobre información faltante, poco clara o incompleta sobre órdenes de trabajo. Mantén registros precisos de clientes, propiedades, servicio y facturación. Ayuda a resolver las dudas de los clientes sobre facturas, trabajos realizados y cargos de servicio. Haz seguimiento de estimaciones, aprobaciones, servicios completados, facturas pendientes y documentación pendiente. Coordina con la contabilidad para asegurar que los servicios de riego se facturen de forma precisa y puntual.

Pruebas de retroflujo y cumplimiento

Programar inspecciones para prevenir el reflujo y citas de prueba. Mantener registros de fechas de pruebas, información sobre dispositivos, información del cliente, fechas de vencimiento y plazos de presentación. Revisar los informes de pruebas de retorno completados para verificar su precisión y integridad. Enviar los resultados de las pruebas al municipio correspondiente, distrito de agua, proveedor de servicios públicos o agencia reguladora. Confirmar la recepción o aceptación de los informes presentados cuando sea necesario. Registrar informes rechazados, incompletos o atrasados y coordinar las correcciones necesarias. Mantener el conocimiento actualizado de los formularios específicos de la agencia, procedimientos de presentación, plazos y requisitos de conservación de registros.

Atención al cliente, ventas y divulgación

Responda a llamadas entrantes y responda a preguntas sobre servicios de riego, citas, facturación y requisitos de pruebas de reflujo inverso. Realice llamadas salientes y en frío a clientes potenciales y actuales para promover los servicios de riego. Contacte con los clientes para programar arranques estacionales, invernamientos, inspecciones, reparaciones y pruebas de refluyo. Haga seguimiento de presupuestos abiertos, trabajos no programados, recomendaciones de servicios previos y consultas de clientes. Identifique oportunidades para servicios adicionales y comunique los contactos cualificados al gerente o estimador correspondiente. Explique los servicios de la empresa de forma profesional y clara, sin hacer garantías ni compromisos no autorizados. Documente las conversaciones con los clientes, las necesidades de seguimiento y los resultados de la programación.

Apoyo Administrativo

Preparar informes sobre calendarios, trabajos completados, estado de facturación, envíos de pruebas de retroflujo, llamadas de ventas y asuntos pendientes. Mantener registros electrónicos y en papel organizados. Asistir al Gerente de Riego con propuestas, acuerdos de servicio, coordinación de materiales e informes operativos. Comunicarse regularmente con los técnicos para asegurar que las órdenes de trabajo y la documentación de servicio se completen correctamente. Participar en reuniones de departamento, ayudar con la planificación estacional y realizar otras tareas relacionadas según se le asignen.

Cualificaciones requeridas

Diploma de bachillerato o equivalente. Mínimo de dos años de experiencia en programación de riego, coordinación de servicios de riego y facturación. Conocimiento práctico de sistemas de riego, componentes, terminología, mantenimiento, reparaciones, arranques, inviernos y pruebas de prevención de reflujo de reflujo. Experiencia preparando trabajos de facturación y revisando órdenes de trabajo para comprobar su precisión. Experiencia enviando informes de pruebas de reflujo a municipios, distritos de agua, servicios públicos u otras agencias responsables. Comodidad y confianza en llamadas en frío, llamadas de seguimiento de ventas y atención al cliente. Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, organización, gestión del tiempo y resolución de problemas. Capacidad para priorizar múltiples solicitudes de servicio, horarios, plazos y necesidades de los clientes con alto nivel de precisión. Dominio de correo electrónico, Microsoft Office, plataformas de programación, sistemas de gestión de clientes y software de servicio o facturación. Capacidad para trabajar de forma independiente manteniendo una comunicación efectiva con la dirección y el personal de campo. Permiso de conducir válido y historial de conducción asegurable si se requiere conducción.

Cualificaciones Preferidas

Tres o más años de experiencia en oficinas de riego, programación, facturación u operaciones. Experiencia trabajando para empresas de jardinería, riego, fontanería, construcción o servicios de campo. Familiaridad con los requisitos locales de prevención de reflujo y portales de presentación de la agencia. Experiencia utilizando LMN o software similar de servicio de campo, estimación, programación o costes de trabajo. Experiencia en campañas de retención de clientes, seguimiento de leads o ventas de servicios. Conocimiento de piezas de riego, materiales, requisitos laborales y precios de servicio. Habilidades bilingües de comunicación en inglés y español son beneficiosas pero no necesarias.

Conocimientos, habilidades y capacidades

Conocimiento de sistemas de riego comunes y dispositivos de prevención de reflujo inverso. Capacidad para comprender las notas de los técnicos y traducir el trabajo de campo realizado en documentación de facturación precisa. Capacidad para coordinar técnicos, clientes, rutas, materiales y plazos. Presencia telefónica profesional y confianza al realizar llamadas salientes. Capacidad para gestionar las preocupaciones de los clientes con calma y profesionalidad. Capacidad para reconocer documentación incompleta y obtener correcciones antes de la facturación o entrega. Capacidad para mantener la confidencialidad y trabajar eficazmente durante temporadas de riego de alto volumen.

Expectativas de rendimiento

Programación precisa y eficiente del riego. Preparación y envío oportuno del trabajo finalizado para facturación. Presentación precisa y puntual de informes de pruebas de reflujo de retorno. Reducción de información de órdenes de trabajo faltantes o incompletas. Comunicación profesional y sensible con clientes y personal de campo. Finalización y documentación de llamadas salientes y seguimientos de clientes. Conversión de oportunidades de servicio en trabajos programados. Mantenimiento de registros precisos, completos y organizados.

Entorno de trabajo

Este puesto trabaja principalmente en un entorno de oficina, pero requiere comunicación regular con el personal de campo, clientes, municipios, distritos de agua y agencias reguladoras. El volumen de trabajo puede aumentar significativamente durante las iniciaciones estacionales de riego, los periodos de pruebas de reflujo y las invernaciones. Puede ser necesaria una visita ocasional a lugares de trabajo u oficinas de agencias.

Igualdad de Oportunidades en el Empleo

Baker Landscaping & Concrete es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Las decisiones laborales se toman sin tener en cuenta ninguna característica legalmente protegida y se basan en cualificaciones, rendimiento, necesidades empresariales y otras consideraciones legales.